個人情報保護マネジメントシステム-要求事項に基づく公表事項

開示対象個人情報に関する事項の周知について

「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(以下「JIS」という。)に基づき、以下の事項を公表します。本公表事項は、「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを義務付けられている事項を含みます。

1.事業者の氏名又は名称

共同設計株式会社

2.個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者 大原栄則(おおはらしげのり)
所属及び連絡先 共同設計株式会社
香川県三豊市詫間町詫間7071-11  TEL 0875-83-3736

3.総務関連業務に含まれる個人情報

取引先にかかる顧客情報、当社人事採用等社員情報、については年賀状などの挨拶及びお礼状発送のため、採用業務の通知・連絡の為、社員の福利厚生及び税務処理等の為。また、入退室管理等マネジメントシステム運用上発生する文書記録に含まれる個人情報。
なお、次に示すいずれかに該当する場合、本人に通知、又は公表を差し控えさせていただきます。

  1. 1)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
  2. 2)利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
  3. 3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

4.開示対象個人情報の取扱に関する苦情・求めの申し出先

〒769-0011 香川県三豊市詫間町詫間7071-11
共同設計 株式会社
お客様相談窓口
TEL 0875-83-3736  FAX 0875-83-6220
E-mail:info@m-ksk.co.jp
※窓口受付時間は、当社の営業時間内(月~金午前9時30分から午後4時30分)とします。

5.開示対象個人情報の開示等の求めに応じる手続

当社では、開示対象個人情報の本人またはその代理人からの開示、訂正等及び利用停止等の求め(以下、「開示等の求め」という。)に対応しております。

  1. 1)開示等の求めの対象となる項目
    開示等の対象としている個人情報の項目は以下のとおりです。
     ①氏名 ②住所 ③性別 ④メールアドレス ⑤電話番号 ⑥利用目的
  2. 2)開示等の求め
    本人又は代理人からの求めは、「個人情報に関する問い合わせ受付票」(当社様式)を窓口に提出することによって受付けます。「個人情報に関する問い合わせ受付票」の提出は、来社して直接窓口へ提出、電話による求め、郵便での送付、電子メールによる送信のいずれかの方法で行います。口頭での求めは原則として受け付けることができません。ただし、窓口に対し口頭で求める旨を告げた後の求めについての文書を提出して行う求めについてはこの限りではございません。
  3. 3)本人又は代理人であることの確認の方法
    求めに係る本人又は代理人の確認方法は、原則として次のとおりとします。

    1. a)来社の場合は、運転免許証、パスポート、写真付住民基本台帳カード、健康保険被保険者証又は外国人登録者証の原本又は写し等のいずれかの提示を求めて確認します。
    2. b)郵便で送付の場合は、前項記載の証明書の内、機微情報に該当する事項を塗潰しまたは削除した状態で作成した、写し等の送付を本人から受けるとともに、これらの写しに記載された本人の住所宛に書留郵便により文書を送付する方法で確認します。
    3. c)電話などによる場合は、本人からあらかじめ提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認し、本人からすでに預かっている住所に、「個人情報に関する問い合わせ受付票」を郵送し開示等の求めを記入し、署名後返送していただきます。
    4. d)本人から上記以外の方法による本人確認の希望があった場合は、その方法が本人確認方法として適切であると判断でき、個人情報保護管理者が承認した場合に限り、当該方法によって本人確認を行います。
    5. e)本人が代理人を立てた場合、本人及び代理人の本人性の確認については前各号の確認方法を準用いたします。代理人の権限については、代理人が未成年者の法定代理人であるときは戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人であるときは、後見開始審判書の写しを求めて確認いたします。
  4. 4)個人情報に関する本人への対応
    1. a)本人もしくは本人が立てた代理人からの求めは、当社所定の書面によることを原則とし、お客様対応責任者は、本規定に基づいて対応をいたします。
    2. b)個人情報保護に関する問い合わせについては、お客様対応責任者が当社規程に基づいて対応いたします。
    3. c)委託業務において、お客様対応業務が含まれる場合には、委託契約の内容に従うものとし、含まれない場合には、本人に対し委託元との守秘義務を踏まえて対応をいたします。

6.求めに対する措置

  1. 1)開示・訂正・抹消について
    開示対象個人データのうち、開示等の求めにより、内容が事実でなかった場合、当該個人情報の全部又は一部を開示、訂正又は抹消したうえで、その旨を本人もしくはその代理人に対し、書面により通知いたします。
  2. 2)利用停止等について
    開示対象個人情報のうち、本人の求めにより、開示対象個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、この項において“利用停止等”という。)を求められた場合は、これに速やかに応じます。また、措置を講じた後は、遅滞なくその旨を本人に通知をいたします。
  3. 3)非開示について
    法及びJISの規定により開示しなくても良いとされている場合は、本人もしくはその代理人に対し理由を書面で通知することにより、求めを拒否させていただく場合がございます。

7.開示等の求めの手数料及びその徴収方法

本人からの求めに対し、開示等の求めに対応する通知書等の送付に必要な実費相当額を手数料額とし、「個人情報に関する問い合わせ受付票」を送付の際、手数料相当額の郵便切手を同封していただく事により徴収いたします。尚、手数料が不足または未払いになった場合、その旨ご連絡申し上げますがお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

8.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的

開示等の求めにより取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲でのみ取扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させていただきます。

9.開示対象個人情報の非開示事由について

次に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定したときは、その旨理由を付記して通知申し上げます。尚、不開示の場合についても手数料を頂きます。

  1. 1)申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所及び当社の保有個人情報データの住所と一致しないときなど本人性が確認できない場合
  2. 2)代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  3. 3)申請書類に不備があった場合
  4. 4)開示の求めの対象が当社の保有個人情報データに該当しない場合
  5. 5)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  6. 6)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  7. 7)他の法令に違反することとなる場合

制定日 2010年8月21日
改定日 2019年5月15日

代表取締役 関 利清


【認定個人情報保護団体の名称】 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
【苦情解決の申し出先】 個人情報保護苦情相談室
【住所】 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
【電話番号】 03-5860-7565 / 0120-700-779

※当社の商品・サービスに関するお問い合わせ先ではございません。